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展示会の案内状・招待状の送り方

おはようございます^^
展示会活用アドバイザーの大島節子です。

東京に来ています。大阪よりだいぶ寒いですね。ホテルの窓から雪化粧の富士山が見えました。そんな早朝の東京から今朝は展活タイムズをお届けします。

4点セットがおすすめです

営業部を持たない中小企業にとって、展示会はお客さんが向こうから来てくれるというありがたい場です。とはいえ当日までこちらから何もせず会場に行ってから来てくれるお客さまを待つのと、事前に来てほしいお客様に招待状などで展示会出展をお知らせし確実に来てくださるお客さまがいる状態で展示会がはじまるのとでは、結果に差が出るのは当然ですよね。

展示会出展の1ヶ月くらい前をメドに来てほしいお客さんに案内を送るようにしましょう。用意していただきたいものは下記の4つです。

案内状

いつ・誰が・どの展示会に出すのかを伝えるための文面を簡単にまとめたものです。「展示会 案内状 文面」で検索するといくつかの例文が出てくるのでそれを自社用にアレンジして使用すれば簡単に作成できます。ワードで文書を作りA4用紙1枚に印刷します。

招待状

展示会開催者から配布される招待状です。日程や場所・開催内容などが記載されています。

出展製品・技術・サービスがわかる資料

展示会用チラシです。出展製品・技術・サービスの良さがわかる1枚物の資料を同封します。展活セミナーでは展示会前に送ったチラシから注文があった、という事例も多数出ています。

出展場所がわかる資料

会場図に自社ブース位置がわかるように書き込んだものを同封します。これをすることで自社ブースめがけて来ていただける確率を上げることができます。

以上の4点セットを封筒に入れて来てほしいお客様宛に送ります。封筒は透明のものがおすすめです。展示会で成果を出される企業は集客を開催者任せにはしません。展示会がはじまったときには結果は決まっている、とおっしゃいます。

手間がかかるかとは思いますが、来てほしいお客さんに来ていただけるようにこちらからアクションを起こしていきましょう。

まとめ

今朝の展活タイムズは展示会の案内状・招待状の送り方についてご紹介しました。

今日もお読みいただきありがとうございます。

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大島 節子

大島 節子

展示会活用アドバイザー展活
1975年 大阪市生まれ。 1998年家業マルワ什器入社。2001年、26歳のときに売上の95%以上を占める得意先が倒産する、という人生の試練を経験。連鎖倒産の危機を回避し家業を立て直す過程で多くの展示会現場に携わる。レンタル什器をとおして1000件以上の展示会に関わり、また2012年からは展示会活用アドバイザーとして100社以上の展示会をサポートしてきた経験を元に中小企業経営者向けに「失敗しない展示会の作り方」ノウハウを構築。それを伝えるべく活動をしている。

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