誰に、何を、どう送る？展示会招待状の送り方

2025年7月30日 2025年7月30日

大島節子

おはようございます＾＾
自社の問題解決力を見える化し展示会を成功に導く、展示会活用アドバイザーの大島節子です。

気づけば素麺と冷麺ばかり食べていますが、アレンジが無限大なのでなかなか飽きないです。そんな早朝の大阪から今朝も展活タイムズをお届けします。

展示会は、招待状を送る「１ヶ月前」から始まっている

大抵の展示会では約1ヶ月前くらいになると、主催者から大量の“招待状”が届くと思います。皆さんの会社ではこの招待状をどうされていますか？

「忙しくて、なかなか手が回らない…」と事務所の隅に置かれたままになっていたり、「とりあえずリストの上から順番に送っている」だけだったりしたら、それは非常にもったいない。その招待状の箱は、使い方次第で、展示会の成果を何倍にも引き上げる“宝の山”に変わるのです。

今日は、その招待状を最大限に活用し、“偶然の出会い”を“必然の面会”に変えるための、具体的な送り方についてお話しします。

招待状は、誰に送る？～３つのリストを準備しよう～

まずは、誰に招待状を送るべきか。対象となるリストを3種類準備しましょう。

①「既存客」リスト：関係を深めるためのご挨拶

いつもお世話になっているお客様に、日頃の感謝を伝え、新製品や新しい取り組みを紹介する絶好の機会です。大切なのは、全員に機械的に送るのではなく、「今回の展示テーマに興味を持ってくれそうな方」「最近ご無沙汰している担当者様」「この新製品を特に見てほしいあのお客様」など、相手の顔を思い浮かべながら送ることです。

②「休眠客」リスト：再会のきっかけを作る“宝の山”

「昔は取引があったけれど、今はご無沙汰している…」そんな休眠顧客のリスト、眠らせていませんか？あなどってはいけません！招待状を送ったことがきっかけで、20年ぶりに取引が復活した！なんていうドラマのような事例も本当にあるんです。気まずさを感じることなく再アプローチできる、これ以上ない自然なきっかけになります。

③「見込み客」リスト：未来のお客様への第一歩

過去の展示会で名刺交換したものの成約には至っていない方々や、ウェブサイトから問い合わせがあった方々のリストは、最優先で送るべき相手です。さらにリストを厚くするには、こんな方法もあります。

営業担当者が“眠らせている”人脈を掘り起こす
仕入先など協力会社に、合いそうな会社を紹介してもらう
（手間はかかりますが）ウェブ検索で見込み客になりそうな会社をピックアップする

招待状に何を同封する？成果を倍増させる「差がつく２点セット」

主催者から送られてきた招待状を、そのまま封筒に入れて送るだけでは効果は半減です。ひと手間かけて、成果を上げる「差がつく２点セット」を同封しましょう。

①お困りごと解決型の「チラシ」

展示会で配布するために作った、「誰の、どんなお困りごとを解決できるか」が一目でわかるチラシを、ぜひ招待状に同封してください。これがあることで、相手は「このブースに行くべき理由」を事前に理解できます。私の展活セミナーでは、このチラシの出来が良いと、招待状を送った段階で「その製品、展示会まで待てないからすぐに見積もりが欲しい！」と、会期を待たずに受注に繋がるケースも頻繁に起こっています。

②自社ブースへの「会場地図」

展示会の公式サイトなどから会場図を印刷し、自社ブースの位置に分かりやすく印をつけましょう。そして、その余白に「ブース番号〇〇ー〇〇にて、お待ちしております」と一言、書き加える。これを同封することで、広い会場であなたを探す手間を省き、お客様が自社ブースめがけて一直線に来てくれる確率が上がるのです。

まとめ

展示会当日の賑わいは、会期前のこうした地道な準備にかかっています。誰に、何を、どう伝えるか。この一手間をかけるかどうかが、当日の成果を決めると言っても過言ではありません。

箱に入ったままの招待状はただの紙。しかし想いと工夫を込めて送る招待状は、未来のお客様とのご縁を繋ぐツールになるのです。ひと手間を惜しまずやってみてくださいね。

今日もお読みいただきありがとうございます。

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大島節子

展示会活用アドバイザー：展活

1975年大阪市生まれ。1998年家業マルワ什器入社。2001年、26歳のときに売上の95％以上を占める得意先が倒産する、という人生の試練を経験。連鎖倒産の危機を回避し家業を立て直す過程で多くの展示会現場に携わる。これまで関わってきた1000件を超える展示会経験を元に2012年展示会情報サイト「展活」を開設。2013年からは展示会セミナーの講師として活動開始。登壇回数300回以上、指導人数10,000人以上の実績。展示会初出展企業にも具体的でわかりやすい指導が好評を得ている。初の著書『展示会を活用して新規顧客を獲得する方法』好評発売中。