次回につながる出展報告書の作り方と課題の見つけ方

おはようございます＾＾
自社の問題解決力を見える化し展示会を成功に導く、展示会活用アドバイザーの大島節子です。

今日からえべっさんですね。そんな早朝の大阪から今朝も展活タイムズをお届けします。

「やりっぱなし」にしないこと

展示会が終わり、お礼メールなどのフォローアップも一段落。 最後に待っているのが出展報告書の作成です。

「あんなに疲れたのに、まだ書類仕事があるのか…」 「とりあえず獲得した名刺の枚数と売上だけ並べて提出しておけばいいか」

もしそう思っているなら、それは非常にもったいないことです。

出展報告書は今回の出展の「反省文」であると同時に、次回の出展を成功させるための「企画書」の土台となる、最も重要な記録です。

今回は、展示会を「やりっぱなし」にせず、確実に次に繋げるための「報告書の作り方」と「課題の見つけ方」をご紹介します。

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1. NGな報告書と、OKな報告書の違い

まず、目指すべき報告書のゴールを確認しましょう。

❌ NGな報告書

• 「楽しかった」「足が疲れたが頑張った」といった個人の感想文。
• 「名刺〇〇枚、売上〇〇円でした」という結果（数字）の羅列だけ。

これでは、次回の担当者がまたゼロから計画を考え直さなければなりません。「で、結局どうすればもっと良くなるの？」が見えないからです。

⭕ OKな報告書

• 「なぜ」その結果になったのかが分析されている。
• 「次は何をすべきか」という改善策が明確に書かれている。

良い報告書とは、読み手が「次のアクション」を具体的にイメージできるものです。では、どうやって作ればいいのでしょうか？ 3つのステップで解説します。

ステップ①：「数字（定量情報）」で、目標とのギャップを直視する

まずは、感情を抜きにして「事実」を客観的に並べます。

報告書に必須の定量データ

• 【目標】 と 【実績】
  • 目標：商談化（受注）金額
  • 目標：総名刺獲得数、Aランク名刺数、アポイント獲得数など
• 【かかった費用】
  • 出展料、ブース装飾費、人件費、旅費、印刷代など全コスト
• 【費用対効果】
  • 名刺1枚あたりの獲得単価はいくらか？

▼課題の見つけ方 ここで明確になった「目標に足りなかった数字」こそが、最初の「課題」です。

例えば、

• Aランク名刺の「目標100件」に対し「実績30件」だった。
• → 「なぜ70件も足りなかったのか？」

この「なぜ？」という問いが、次のステップへのスタート地点になります。

ステップ②：「現場の声」で、"数字の理由"を深掘りする

数字のギャップ（課題）を見つけたら、「なぜ」そうなったのかを、現場の声を使って深掘りします。これこそが分析の核心です。

深掘りの材料

1. 接客内容の記録
   • 来場者が最も評価してくれた点（強み）は？
   • 逆に来場者が懸念した点（弱み）は？（例：「価格が高いと言われた」「機能が足りないと言われた」）
2. 同業他社ブースの分析
   • 他社はどんなキャッチコピーを出していたか？
   • 集客状況や展示内容は、自社よりどこが優れていたか？
3. スタッフへのヒアリング
   • 接客しやすかった点、しにくかった点は？
   • 来場者から受けた、印象的な質問やクレームは？

▼課題の見つけ方（例） 先ほどの「Aランク名刺が足りなかった」という課題に対し、理由を突き止めます。

• 理由A：「『価格が高い』という懸念に対し、スタッフがうまく切り返せなかったから」
• 理由B：「向かいの同業他社のキャッチコピーの方が魅力的で、見込み客がそちらに流れてしまったから」

ステップ③：課題を「次回のTo Do（改善策）」に変換する

課題と理由が見つかっても、そこで終わってはいけません。 必ず「じゃあ次はどうするか」という具体的な「行動（To Do）」に変換して締めくくります。

【課題】→【次回のTo Do】への変換例

ケース１

• 課題： 「価格が高い」と何度も言われ、商談が進まなかった。
• 次回のTo Do： 「高価格だが高品質（長持ちする、歩留まりが良い等）」であることを納得させるための「導入事例集」や「費用対効果シミュレーション資料」を準備する。

ケース２

• 課題： 同業他社ブースに人が流れてしまった。
• 次回のTo Do： 次回は「ターゲット〇〇層」に絞った尖ったキャッチコピー案を、開催3ヶ月前までに3パターン作成し検討を行う。

ここまで書かれて初めて、「生きた報告書」になります。

まとめ：報告書は「次回のキックオフ資料」である

この報告書が完成した時、それは今回の展示会の「終わり」ではありません。 「次回の展活の始まり（キックオフ）」です。

たとえ来年、担当者が変わったとしても、この報告書さえあれば「前回はここが課題だったから、今回はこうしよう」と、スタート地点を一段高くすることができます。

単なる実績報告で終わらせず、会社の資産となるような「課題」と「To Do」が詰まった報告書をぜひ作成してください。

今日もお読みいただきありがとうございます。

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