メルマガやニュースレターで出展を盛り上げる方法
大島 節子おはようございます＾＾
自社の問題解決力を見える化し展示会を成功に導く、展示会活用アドバイザーの大島節子です。
昨日も本当に寒かったですね。あと２日ほどこんな寒さが続く予報。そんな早朝の大阪から今朝も展活タイムズをお届けします。
メール３回、紙１回を目標に
展示会の時期が近づくと主催者から大量の招待状が送られてきます。 これを顧客リストに一斉送付して、「はい、集客業務終了！」としていませんか？しかし、残念ながら無機質な挨拶状とチケットだけが入った封筒は、開封されずに捨てられるか、机の隅に積まれて終わり…ということがほとんどです。
「せっかくコストをかけて郵送したのに、反応がない」 これはもったいないことです。
相手の記憶に残り、「あ、このブースに行きたいな」と思わせるには、「デジタルの速報性（メルマガ）」と「アナログの物質感（ニュースレター）」の使い分けが鍵になります。
今回は、現実的なコストと手間で最大効果を生む「メール3回＋紙1回」の黄金パターンを解説します。
役割分担：「予告編」のメール、「プレミアチケット」の紙
メールと郵送、それぞれのメリットを活かして役割を分けましょう。
- メルマガ（メール）
- 役割：映画の「予告編」
- 特徴： コストゼロで何度も送れます。徐々に情報を小出しにして、期待感（ストーリー）を高めるのに適しています。
- ニュースレター（郵送）
- 役割：映画の「プレミアチケット」
- 特徴： 手間も郵送費もかかりますが、手元に届く「物理的な重み」と「温かみ」で、相手の心を動かすのに適しています。
【メルマガ編】開催1ヶ月前から始める3段階のステップメール
メールはコストがかからないので何度も送ることができます。 一度で全てを伝えようとせず、以下の3ステップで徐々に相手の温度を上げていきましょう。
① 1ヶ月前（予告編）：コンセプトを語る
- 件名例： 【ご報告】来月の〇〇展に出展します！今年のテーマは…
- 内容： まだ準備段階で構いません。「なぜ今回出展するのか？」「誰のどんな悩みを解決したいのか？」という「想い（コンセプト）」を熱く語ります。
② 2週間前（メイキング編）：プロセスを見せる
- 件名例： 【裏側公開】開発中のデモ機、実はこんな失敗をしてしまいました…
- 内容： 準備の進捗状況をシェアします。ブース装飾の準備風景や、試作の苦労話など「プロセス」を見せることで、「社員さんが頑張っているな、応援に行こうかな」という親近感を引き出します。
③ 3日前～前日（直前案内）：実用情報を送る
- 件名例： 【いよいよ明日】〇〇展でお待ちしています（ブース位置のご案内）
- 内容： 会場の地図、ブース番号、当日のプレゼンスケジュールなど、来場するために必要な「実用情報」を送ります。「私がブースにいます！」と担当者の顔写真を載せるのも効果的です。
【ニュースレター編】ここぞの一発！紙にしかできないこと
紙のニュースレターは、印刷・封入の手間も郵送費もかかるため、中小企業が展示会前に何度も送るのは現実的ではありません。 だからこそ、チャンスは「1回」です。ここに魂を込めましょう。
▼送るタイミング 開催3週間～1ヶ月前（招待状発送のタイミング）
▼同封するもの
- 招待状（チケット）
- 「展示会特別号」のニュースレター（A4・1枚でOK）
▼紙の必殺技：「手書きの一言」 ただの送り状を入れても読まれませんが、「ニュースレター（お手紙）」形式にすることで開封率が劇的に上がります。 そして、余白に「手書きの一言」を添えられるとなお良いですね。
「〇〇様、ご無沙汰しております。今回の展示製品は御社の課題解決に役立つと思います。ぜひ久しぶりにお会いしたいです！」
この手書きのインクの跡があるだけで、メール100通分以上の温かみが生まれます。 物理的にデスクに残る「紙」は、ふとした瞬間に思い出してもらうための強力なフックになります。
合わせ技：ハイブリッドで連動させる
メールと紙を連動させると、さらに効果的です。例えば、紙を送った数日後（メルマガ②のタイミング）で、 「先日、招待状とニュースレターをお送りしました。お手元に届きましたでしょうか？」 とメールに一文添えます。
これにより、忙しくて封筒を開けていなかった相手に「郵便物の再確認」を促せると同時に、丁寧な印象を与えることができます。
まとめ
紙を1回送る手間は大変ですが、その「ひと手間」こそが、相手に「自分は大切にされている顧客だ」と感じさせる最大の要因です。
- デジタル（メール）でストーリーを伝え、
- アナログ（紙）で想いを届ける。
この両輪を回して展示会当日を単なる名刺交換の場ではなく「見込み客との熱い再会の場」にしましょう。
今日もお読みいただきありがとうございます。
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