展示会チームと役割分担

おはようございます^^
自社の問題解決力を見える化し展示会を成功に導く、展示会活用アドバイザーの大島節子です。

昨日のゲリラ豪雨、すごかったのですね。大阪市内のこのあたりは雷は聞こえていましたが、結局降りませんでした。そんな早朝の大阪から今朝も展活タイムズをお届けします。

誰がどんな役割を担うのがよいのだろう?

展示会への出展が決まった中小企業の皆さまが直面する壁の一つ。それは「誰が、何を担当する?」 という、チーム作りと役割分担の問題です。

日々の業務で全員が忙しい中、うまく連携できずに準備が中途半端になったり、一部の人にだけ過剰な負担がかかってしまったり…。そんな経験はありませんか?

今日は、そんなお悩みを解決し、展示会で成果を出すための「チーム作りと役割分担のコツ」について、考えてみたいと思います。

リーダーは「決定権のある人」がやるべき

本題に入る前に、私が考える、特に初めての展示会における原則をお伝えします。 それは、プロジェクトリーダーは、必ず社長、もしくは奥様や次期社長など、最終的な“決定権”と“決済権”を持つ方が務めるべき、ということです。(社員数があまり多くない中小企業を想定しています。)

「現場の担当者に任せた方が…」と思われるかもしれません。しかし、権限のない社員さんに初出展のリーダーを任せるのは、私は「酷なこと」だと考えています。なぜなら…

  • 決断のスピードが遅れる: 展示会準備は、ブースデザインの決定から備品の発注まで、決断の連続です。権限のない担当者では、いちいちお伺いを立てる必要があり、貴重な時間が失われてしまいます。
  • 予算が使えない: 「デザイン費は会社の未来のために必要な投資です!」と、社内を説得し、必要な予算を確保する力もリーダーには求められます。
  • 社内の協力が得られにくい: 社長が本気で関わることで、初めて展示会プロジェクトが「全社的な重要プロジェクト」として認識され、他部署の協力をスムーズに仰げるのです。
  • 責任が重すぎる: 万が一、上手く行かなかった場合の責任を、権限のない一社員に負わせてしまうのはあまりにも重すぎます。

会社の未来を左右するかもしれない展示会だからこそトップが旗を振る。これが、成功への第一歩です。

4つの役割分担

リーダーが決まったら、次に具体的な役割分担です。会社によっては、一人が複数兼任することもあるでしょう。大切なのは、これから挙げる4つの「機能」を、誰が責任を持って担うかを明確にすることです。

① プロジェクトリーダー

  • 適任者: 社長、次期社長など、決定権・決済権を持つ方。
  • 役割: 出展目的・目標の最終決定、予算管理、全体の進捗管理、そして何よりチームの士気を高め、社内外に本気を示すことです。

② 企画・コンテンツ担当

  • 適任者: 営業部長、開発リーダーなど、製品とお客様のことを最もよく理解している方。
  • 役割: 展示会の「中身」を作る役割です。「誰に何を伝えるか」という展示コンセプトを練り上げ、キャッチコピーやチラシの原稿を作成し、ブースデザインの方向性を定めます。

③ 事務担当

  • 適任者: 総務・経理担当者など、事務作業が得意できめ細やかな対応ができる方。
  • 役割: 出展申込書類の作成・提出、レンタル備品の発注、電気工事の手配、展示物の運搬手配、スタッフの交通・宿泊手配など、煩雑ですが非常に重要な手続きを一手に引き受けます。この方がいることで、チームは安心して準備に集中できます。

④ 当日説明員

  • 適任者: 営業、開発、製造など、様々な部署から選抜されたメンバー。
  • 役割: 会社の「顔」として、ブースの最前線に立ちます。来場者への声かけやヒアリング、製品デモ、接客内容の記録、競合調査など、展示会の成果に直結する重要な役割です。この役割は当日だけヘルプとして来ていただくのも有りです。もちろん事前のミーティングは必要です。

チームを機能させる「連携」のコツ

役割分担を決めたら、次はチームとして機能させるための「連携」の仕組み作りです。

  • 定期的なミーティング: 準備期間中は短時間でも良いので定期的に進捗確認会議を開き、課題やスケジュールを共有しましょう。
  • 情報共有の仕組み化: Google Driveやチャットツールなどを活用し、誰が何をやっているか、最新の資料はどこにあるかを、全員がいつでも把握できる状態を作ることが大切です。
  • 「目的・目標」の共有: 最も重要なこと。リーダーは、チーム全員が「何のために、何を達成するのか」という共通のゴールに向かって走れるように、繰り返しその目的と目標を伝え続けましょう。

まとめ:最適なチーム作りが、最高の成果を生む

展示会成功にむけて「権限のあるリーダー」と「明確な役割分担」そして「円滑な情報共有」からなるチーム作りは土台になります。

まずは、あなたの会社に合ったチームの形を考えることから、始めてみてください。

今日もお読みいただきありがとうございます。

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大島 節子

展示会活用アドバイザー展活
1975年 大阪市生まれ。1998年家業マルワ什器入社。2001年、26歳のときに売上の95%以上を占める得意先が倒産する、という人生の試練を経験。連鎖倒産の危機を回避し家業を立て直す過程で多くの展示会現場に携わる。これまで関わってきた1000件を超える展示会経験を元に2012年展示会情報サイト「展活」を開設。2013年からは展示会セミナーの講師として活動開始。登壇回数300回以上、指導人数10,000人以上の実績。展示会初出展企業にも具体的でわかりやすい指導が好評を得ている。初の著書『展示会を活用して新規顧客を獲得する方法』好評発売中。