展示会のための逆算スケジュールとタスク管理
大島 節子おはようございます＾＾
自社の問題解決力を見える化し展示会を成功に導く、展示会活用アドバイザーの大島節子です。
昨日の大阪は午後に雨が降って少しだけコンクリートが冷やされました。そんな早朝の大阪から今朝も展活タイムズをお届けします。
準備はいつから始めたらいいの？
展示会への出展を決めた！ そう意気込んだものの、日々の業務に追われ、気づけば本番まであと1ヶ月…。バタバタと準備に取り掛かる…そんな経験、ありませんか？
展示会の成功は、事前の計画と準備で9割が決まります。そしてその鍵を握るのが長期的な視点でのスケジュールとタスク管理です。
今日は展示会で確実に成果を出すための“逆算式”の年間スケジュールと、各時期にやるべきタスクを、チェックリスト形式で細かくお伝えしていきます。
大原則：展示会の準備は「半年前」から
まず、多くの方が見落としがちな大原則。それは、本格的な準備は、少なくとも「半年前」からスタートすべきだということです。 「え、そんなに前から？」と思われるかもしれません。しかし直前の付け焼き刃の準備では、どうしても“出展するだけ”の展示会になってしまいがちです。十分な準備期間こそが、成果を最大化させるための秘訣なのです。
展示会成功への逆算スケジュール＆タスクリスト
それでは具体的なスケジュールとタスクを時期ごとに見ていきましょう。ぜひ自社の計画を立てる際の参考にしてくださいね。
【半年前～：基礎固めの時期】～“なぜ”と“何”をを決める～
この時期は、展示会全体の成功を左右する、最も重要な土台作りのフェーズです。
□ 出展する展示会の選定・申込
□ 出展目的・目標設定の明確化（「誰に会って、どうなってほしいのか？」「具体的な数値目標は？」）
□ 全体予算の策定（出展料、ブース制作費、人件費、旅費交通費など）
□ 社内プロジェクトチームの結成（リーダーと各担当を明確に）
【６ヶ月～３ヶ月前：制作の時期】～“コンセプト”を“形”にする～
基礎固めの時期に固めた目的を、来場者の目に触れる具体的な形へと落とし込んでいきます。
□ 展示コンセプト（キャッチコピー、ブースのテーマなど）の確定
□ 展示ブースのデザイン・装飾物制作（内製か外注か、この時期に決めましょう）
□ 展示会用チラシ・パンフレットの制作
□ メインとなる展示物・デモンストレーションの企画
【３ヶ月～１ヶ月前：集客と段取りの時期】～“お客様”を“呼び込む”～
社外へのお知らせを開始し、物理的な手配を進めるフェーズです。
□ 事前集客の開始（既存顧客への招待状送付、HP・SNSでの告知など）
□ 物流・備品の手配（展示物の運搬方法、レンタル備品、スタッフの宿泊・交通手段の確保）
□ ノベルティグッズの準備・発注
□ スタッフのユニフォームや当日の服装の決定
【１ヶ月前～直前：最終準備の時期】～“チーム力”を高める～
本番で最高のパフォーマンスを発揮するための、最終調整の期間です。
□ 説明員トレーニングの実施（商品説明、想定問答集の作成、接客ロールプレイングなど）
□ 荷物の最終梱包・発送リストの作成（忘れ物がないように）
□ プレスリリースの配信（新製品発表などがあれば）
【会期中～会期後：未来への投資の時期】～“成果”を“最大化”する～
展示会は、終わってからが本当のスタート。未来への投資と捉え、最後まで走り切りましょう。
□ 会期中： 目標達成度のリアルタイム確認、接客記録の徹底
□ 会期後すぐ： 24時間以内のお礼メール送付
□ 会期後1週間以内： 電話などによるフォローアップ開始、アポイント設定
□ 会期後1ヶ月以内： 成果測定と報告会の実施、次への改善点の洗い出し
まとめ：計画的な準備こそが、成功への唯一の道
展示会で成果を出すためには、長期的な視点での計画的な準備が不可欠です。 今回ご紹介したスケジュールとタスクリストは、あくまで一つのモデルです。ぜひ、これを元に自社オリジナルの計画を立て、チームで共有してみてください。
行き当たりばったりの準備から卒業し計画的にタスクをこなしていくことで、展示会当日に自信を持ってお客様を迎えることができます。その自信がきっと会社の未来につながるはずです。
今日もお読みいただきありがとうございます。
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大島 節子
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